Excel Tips Part 6

วิธีจัดขนาดหน้าจอใหม่ให้อ่านตัวอักษรได้ง่าย ทำงานสบาย โดยไม่ต้องซื้อจอขนาดใหญ่

• Start > Settings > Control Panel > Displays > Settings แล้วเลือกระดับความละเอียดของจอ หากจอมีขนาด 14 - 15 นิ้วควรเลือก 800 x 600 Pixels ถ้าจอใหญ่ขึ้นควรเลือกความละเอียดมากขึ้น ซึ่งในขณะที่จอมีความละเอียดมากขึ้น จะทำให้คุณสามารถดูเนื้อที่ในตาราง Excel ได้หลาย Row/Column มากขึ้น แต่ในขณะเดียวกันระดับการแสดงสีบนจอจะลดลง ทั้งนี้ขึ้นกับคุณสมบัติของ VGA Card ของเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วย การกำหนดแบบนี้จะมีผลถาวรต่อทุกโปรแกรม
• View > Zoom เพื่อลดหรือขยายขนาดตัวอักษรบนจอ ซึ่งจะมีผลเฉพาะการแสดงผลบนจอของ Sheet นั้นๆ แต่ไม่มีผลต่อรูปแบบการพิมพ์
• อย่าใช้ Font ขนาดต่างๆกันมากเกินไปเพื่อให้มองชัด โดยหลักการทำงานที่ดีควรเลือกใช้ Font ตัวอักษรไม่เกิน 1-2 แบบ และใช้ขนาดตัวอักษรไม่เกิน 1-2 ขนาด และคุณสามารถใช้การขยับช่องไฟระหว่างตัวอักษรให้อ่านง่ายขึ้น
• อย่าใช้ Pattern มากไป โดยเฉพาะงานที่ต้องส่ง Fax เพราะจะทำให้ปลายทางได้รับเอกสารไม่ชัดเลย แต่ควรใช้สำหรับงานที่ให้ความสำคัญกับเอกสารต้นฉบับ
• Window > Freeze Panes เพื่อกัน Row/Column ด้านบน/ซ้าย ไม่ให้เลื่อนโดยคุณต้องเลือกตำแหน่งช่องที่ต้องการ ให้เป็นช่องซ้ายบนสุดของพื้นที่ส่วนที่เลื่อนได้ก่อน แล้วจึงค่อยเลือกใช้คำสั่งนี้ เวลาจะล้างออกให้เลือก Window > Unfreeze Panes

---

ถ้าเดิมสร้างสูตรคำนวณไว้เป็นหลักบาท แล้วต่อมาต้องการเปลี่ยนเป็นหลักพันบาท จะแก้อย่างไรในพริบตา

• Format > Cells > Number > Custom ใช้เครื่องหมาย Comma , ต่อท้ายเพื่อนับทีละพัน เช่น #,##0, (เฉพาะการแสดงตัวเลขเท่านั้นที่เปลี่ยนไปตาม Format แต่ค่าของตัวเลขยังคงเท่าเดิม)
• =THAINUMSTRING(E9) &"บาท" ช่วยแปลงตัวเลขเป็นอักษรไทยให้ได้ แต่ไม่สามารถแยกส่วนสตางค์ออกมาจากบาท

---

วิธีพิมพ์แบบ Fit to Page ที่สามารถแบ่งขึ้นหน้าใหม่ได้ตามต้องการ

• วิธีที่ 1 : View > Page Break Preview แล้วใช้ mouse ลากเส้นประแบ่งหน้าไปส่วนที่ต้องการ
• วิธีที่ 2 : ปกติเมื่อเลือก File > Page Setup > Page > Fit to page จะเลือกขึ้นหน้าใหม่ในส่วนที่เราต้องการไม่ได้ เพราะโปรแกรมจะเลือกให้เข้ากับขนาดของหน้าให้เอง (แม้จะใช้ Insert > Page Break ด้วยก็ตาม ในตัวอย่างสมมติขึ้นหน้าใหม่ใน FY 13)
• วิธีแก้ไข

1. เลือก Insert > Page Break ตามส่วนของ Column/Row ที่ต้องการขึ้นหน้าใหม่
2. ใน File > Page Setup > Page เลือก Fit to Page เพื่อหา % ที่ใกล้เคียงพอจะทำให้พื้นที่ข้อมูลที่กำหนดถูกพิมพ์ย่อลงในจำนวนหน้าตามต้องการ
3. กลับมาเลือกใช้ Adjust to % แทน Fit to Page แล้วปรับเลข % อีกเล็กน้อย
4. ใช้ Print Preview ตรวจสอบดูว่า งานพิมพ์ถูกแบ่งขึ้นหน้าใหม่ตามต้องการหรือยัง หากยังให้กลับไปปรับเลข % ใหม่อีก

---

วิธีพิมพ์หลายพื้นที่จากต่าง Sheet ด้วยคำสั่งเดียว ไม่ต้องใช้ VBA

• กรณี พิมพ์หลายพื้นที่ใน sheet เดียวกันให้ File > Page Setup > Sheet > Print Area ใส่พื้นที่หรือชื่อพื้นที่ ซึ่งต้องการพิมพ์หลายๆส่วนโดยคั่นด้วย comma ระหว่างแต่ละพื้นที่
• กรณี พิมพ์หลายพื้นที่จากหลายๆ sheet ให้กด Ctrl ค้างไว้แล้วใช้ mouse คลิ้กชื่อ Sheet Tab ที่ต้องการพิมพ์ (สังเกตว่า ชื่อ File ด้านบนของจอจะมีคำว่า Group) แล้วสั่ง File > Print ตามปกติ
• กรณีที่คุณต้องการจัดหน้าจอหลายๆแบบ และให้พิมพ์ตามแบบหน้าจอนั้นๆ ให้ใช้ Custom View เพื่อตั้งชื่อ (Add Name) ให้กับหน้าจอแบบที่คุณต้องการ แล้วใช้ Report Manager ตั้งชื่อชุดงานพิมพ์แล้วจึงเลือก Add หาชื่อ View ที่คุณต้องการเข้ากับชุดงานพิมพ์ ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เตรียมจัดรูปแบบแต่ละ Sheet ให้พร้อมและกำหนด Page Setup ตามต้องการ
2. View > Custom Views > Add สำหรับตั้งชื่อให้กับ Sheet แต่ละรูปแบบ ซึ่ง Excel จะจดจำรูปแบบการพิมพ์ที่คุณกำหนดไว้ใน Page Setup ไว้กับแต่ละ View อีกด้วย
3. ใช้ View > Report Manager แล้ว Add ตั้งชื่อ Report Name แล้วเลือก Sheet และ View ที่เคยตั้งชื่อไว้แล้ว Add เข้ากับ Report Name นั้น เมื่อกลับไปใช้ Report Manager อีกจะสามารถสั่งพิมพ์แต่ละชุดของ Report ที่คุณต้องการ (ในแต่ละชุดของ Report ประกอบไปด้วย View หลายๆแบบ)

• ถ้าบนเมนูไม่มี Report Manager ให้ Install ผ่าน Tools > Add-ins แล้วกากบาดหน้าบันทัด Report Manager
• ถ้าในรายชื่อของ Add-ins ที่ปรากฏไม่มีบันทัดของ Report Manager แสดงว่าไม่ได้ Install ไว้ จะต้อง Install Excel แบบสมบูรณ์ใหม่

---

ถ้า File ของคุณ มีขนาดใหญ่มากๆ เกินกว่าจะเก็บลงแผ่นขนาด 3.5 นิ้วได้ จะทำอย่างไร

• Save ลงใน Hard disk แล้วใช้โปรแกรม zip เช่น Norton Commander หรือ WinZip ทำการ compress บีบอัดข้อมูลให้เล็กลง เมื่อต้องการใช้งานก็ต้อง Decompress ขยายกลับเป็นขนาดปกติก่อนจึงจะใช้งานต่อได้
• แบ่งเป็น file ขนาดเล็กลง แล้ว Link file เพื่อไม่ให้มีขนาดข้อมูลใหญ่เกินไป
• เมื่อแบ่ง File เล็กลงแล้ว ใช้ File > Save Workspace เพื่อเก็บชื่อแฟ้มข้อมูลที่ต้องใช้ร่วมกัน ทำให้เกิด File ใหม่มีนามสกุล Xlw ซึ่งใช้เก็บเฉพาะชื่อ File แต่เมื่อเปิด File Xlw นี้จะทำให้เปิด File ชุดที่เคยใช้งานร่วมกันให้เอง ทั้งนี้เมื่อทำงานเสร็จแล้วต้อง save ข้อมูลใหม่เสมอทุกครั้งแม้จะใช้ Save Workspace แล้วก็ตาม