Excel Tips Part 3

วิธีงมเข็มในมหาสมุทร หาสิ่งที่ต้องการ หาข้อผิดพลาดที่ซ่อนอยู่ในตารางข้อมูลหลายล้านเซลล์

• Edit > Find
• Edit > Goto > Special > จะค้นหาค่าได้ทั้งที่เป็น Precedent/Dependent ตลอดจนรูปแบบต่างๆของข้อมูลที่ต้องการอีกมากมาย เช่น Constant, Text, Object เป็นต้น
• F5 > Special > (เป็นวิธีลัดขั้นตอน โดยไม่จำเป็นต้องใช้เมนู Edit)
• เมื่อกด F5 จะแสดงตำแหน่งของ Cursor ล่าสุดก่อนหน้านี้เสมอ ทำให้คุณสามารถกลับไปหาช่องเดิมได้ทันทีด้วยการกด F5 แล้วกด Enter ทันที
• Tools > Auditing จะค้นหาค่าได้ทั้งที่เป็น Precedent/Dependent และจะแสดงเป็นเส้นชี้ตามความสัมพันธ์ ระหว่างช่องข้อมูล หากใช้ลูกศรชี้ที่เส้นชี้นี้แล้ว Double Click จะทำให้ Cursor เลื่อนไปที่ช่องที่อ้างถึงเอง
• Double Click เพื่อค้นหา Precedent และหากเป็นค่าที่อ้างอิงมาจาก File ที่ link มาจะทำให้เปิด file นั้นโดยอัตโนมัติ
• Data > Filter > Auto Filter ใช้หาข้อมูลที่ต้องการจากตารางฐานข้อมูล โดยจะแสดงบันทัด Row ของข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น

---

วิธีป้องกันความลับแบบสุดยอด แม้คนที่แอบได้ Password ไปก็ยังใช้งานไม่ได้

• ใช้สูตร password ที่สร้างเองผสมกับสูตร IF เพื่อกันไม่ให้สูตรส่วนสำคัญทำงาน
• ใช้ Format ;;; ทำให้ข้อมูลไม่แสดงออกมาเลย ทั้งที่ข้อมูลยังคงอยู่เหมือนเดิม
• ใช้ สีตัวอักษรให้เป็นสีเดียวกับสีของพื้นด้านหลัง ทำให้ตัวอักษรกลืนไปกับฉากหลัง
• ใช้ Text Box ทับช่องที่มีข้อมูล แล้วกำหนด Pattern ของ Text Box ให้เหมือนกับพื้นด้านหลัง
• ใช้ Tools > Protection ทั้งในระดับ Worksheet และ Workbook ซึ่งควรใช้ทุกครั้งที่สร้างงานเสร็จ
• ใช้ Format > Sheet > Hide ทำให้ Sheet หายไปจากจอ ทั้งที่ Sheet นั้นยังคงอยู่เพียงแต่มองไม่เห็นเท่านั้น เมื่อต้องการแสดง Sheet เหมือนเดิมให้ใช้ Format > Sheet > Unhide
• Save as with Password ระวังต้องจำรหัสให้ได้ว่าใช้ตัวใหญ่ตัวเล็กส่วนใดด้วย

---

วิธีนำเสนอผลคำนวณตามแบบตัวอักษรของคนอ่าน แต่ยังใช้ผลลัพธ์ไปใช้ในการคำนวณต่อได้อีก

• การใช้คำสั่งเมนู Format > Cells > Number > Custom เป็นการเปลี่ยนรูปแบบของการแสดงผลบนจอและการพิมพ์ โดยค่าของข้อมูลยังคงเดิม
• พิมพ์รูปแบบใน Custom Type โดยแยกส่วนของค่าบวก ลบ ศูนย์ และ Text โดยใช้เครื่องหมาย Semi-colon แยกแต่ละส่วน ดังนี้ positive; negative; zero; text ทำให้ การแสดงผลเปลี่ยนแปลงไปตามค่าของตัวเลขในช่องนั้นๆ เช่น

#,###.00;(#,###.00);0000;

• แต่ละส่วนของ Semi-colon ยังสามารถเพิ่มคำอธิบายให้แสดงขึ้นด้านหน้า หรือหลัง หรือแม้แต่ระหว่างตัวเลขได้ด้วย โดยเป็นส่วนที่มีผลต่อการแสดงผลบนจอ และการพิมพ์เท่านั้น ค่ายังคงเดิมต่างจากสิ่งที่แสดง เช่น

"is Positive "#,##0;"is Negative "(#,##0);"Non";"Here is Text"

• หากต้องการให้แสดงเป็นประโยคร่วมกับตัวเลข ให้สร้างสูตร Text Formula

= "อัตราผลตอบแทน เท่ากับ " & B17*100 & " %" & IF ($B$17>0.1, " เป็นไปได้ในการลงทุน"," ต่ำเกินไป ไม่ควรลงทุน")

• Text Formula ให้ผลเป็น Text ซึ่งไม่สามารถนำไปคำนวณต่อได้อีก ตรงกันข้ามกับการใช้ Format ซึ่งยังเป็นค่าตัวเลขที่นำไปคำนวณต่อได้อีก

---

วิธีใช้ Excel ร่วมกับโปรแกรม Word และ Database

• Excel มีความสามารถในการ Object Linking and Embedding (OLE) ช่วยให้นำโปรแกรมอื่นมาใช้งานในพื้นที่ตารางของ Excel ได้โดยใช้เมนูคำสั่ง Insert > Object แล้วเลือกใช้โปรแกรมที่ต้องการ เช่น Microsoft Word จะทำให้เมนูของ Excel กลายเป็นเมนูของ Word และเนื้อที่ตารางกลายเป็นพื้นที่สำหรับพิมพ์ข้อความแบบ Word
• สำหรับใช้ในงาน Database นั้น Excel สามารถเปิด File ข้อมูลได้โดยตรง โดยใช้ File > Open ตามปกติ และสามารถ Save กลับในรูปของ Database File ได้ด้วย
• กรณีที่ต้องการนำเฉพาะบางส่วนของข้อมูลทั้งหมดใน file ประเภทฐานข้อมูลมาใช้ใน Excel สามารถใช้ MS Query Add-ins ช่วย Extract ข้อมูลมาใช้ได้โดยผ่านเมนูคำสั่ง Data > Get External Data ทั้งนี้ต้อง Install Excel แบบสมบูรณ์จึงจะมีเมนูนี้
• หาก Install Access จะมีเมนูของโปรแกรม Access เพิ่มขึ้นในเมนู Data ของ Excel ทำให้สามารถเรียกใช้โปรแกรม Access Wizard ช่วยจัดการข้อมูลใน Excel

---

วิธีพิมพ์แบบประหยัดกระดาษกว่า 50% แถมอ่านได้ง่ายขึ้น โดยไม่ได้ลดขนาดหน้าที่จะพิมพ์

• คุณนั่นแหละที่ต้อง คิด วางรูปแบบของตารางข้อมูล ตามแนวนอนหรือแนวตั้ง
• การสร้างตารางที่ดูมีระเบียบสวยงาม ควรกำหนดขนาดความกว้างของ Row หรือ Column ให้เท่ากัน ซึ่งทำให้ Column ที่ไม่มีค่าหรือมีค่าน้อยมาก ต้องมีขนาดความกว้างเกินจำเป็น หากเป็นเช่นนี้ขอให้ลองปรับตารางจากแนวตั้งเป็นแนวนอน
• ใช้ Format > Cells > Alignment > Wrap Text หรือใช้การกด Alt + Enter เพื่อจัดข้อความให้ขึ้นบันทัดใหม่ได้ในช่องเดียวกัน แล้วจึงทำให้ Column กว้างเท่ากัน
• ในการกลับด้านของตาราง หลังจาก Copy ตารางทั้งหมดแล้ว ใช้เมนูคำสั่ง Edit > Paste Special > Transpose ต้องระวังส่วนของสูตรในตารางด้วย เพราะการกลับด้านตารางอาจทำให้สูตรเพี้ยนไปจากเดิม ขอแนะนำให้เลือก Paste แบบ Value คู่กับ Transpose เสมอ ทำให้ตารางใหม่ที่กลับด้าน ปรับส่วนที่เคยเป็นสูตรให้มีค่าเป็นตัวเลขผลลัพธ์แทน

จะได้ประโยคว่า "อัตราผลตอบแทน เท่ากับ 12 % เป็นไปได้ในการลงทุน" และการใช้สูตร IF ทำให้ได้ประโยคซึ่งขึ้นกับผลลัพธ์ที่คำนวณอีก