Excel Tips Part 5

วิธีใช้ Excel ให้เต็มกำลัง
ผู้ใช้ Excel สมัยนี้ได้รับความสะดวกจากการใช้โปรแกรม Excel มากขึ้นกว่าแต่ก่อน เนื่องจาก Excel จัดเตรียมเมนูต่างๆไว้ช่วยคุณทำงานได้ง่ายขึ้น และได้ผลลัพธ์เร็วขึ้นกว่าเดิม ผู้ใช้ส่วนใหญ่ยึดติดกับความคล่องตัวเหล่านี้จนมักคิดเข้าใจผิดไปว่า เมื่อตนสามารถใช้ทุกเมนูคำสั่งของ Excel ก็แสดงว่าใช้ Excel ได้เต็มที่แล้ว ผู้เข้าอบรมบางคนอาจนึกเข้าใจผิดไปอีกว่า สุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel แฝงไว้กับการใช้คำสั่งบนเมนู แต่เมื่อเข้าอบรมจริงกลับพบว่า เนื้อหาการอบรมเพียงบางส่วนเท่านั้นที่นำลูกเล่นของการใช้เมนูมาอธิบาย อาจทำให้เกิดความสับสนไม่เข้าใจว่าสิ่งที่วิทยากรแนะนำนั้นมีความสำคัญอย่างไร
สาเหตุสำคัญที่ทำให้ผู้ใช้ Excel ส่วนมากหลงเข้าใจผิดว่า ตนมีความรู้ความเข้าใจและสามารถใช้งานได้เต็มกำลังแล้ว เป็นเพราะการขาดโอกาสเรียนรู้ หรือไม่เคยพบเห็นงานที่สร้างขึ้นด้วยศาสตร์และศิลป์ชั้นสูงมาก่อน (คุณสามารถเรียนรู้จากตัวอย่างงานซึ่งแสดงท้ายการอบรม หรือเรียนรู้อย่างเต็มที่จากหลักสูตรฉลาดใช้ Excel ในงานธุรกิจอย่างมืออาชีพ ซึ่งเป็นหลักสูตรต่อเนื่องจากหลักสูตรนี้) เมื่อจำกัดมุมมองเช่นนี้จึงส่งผลให้ไม่มีแนวคิดนำ Excel ไปประยุกต์ใช้ได้เต็มที่ อีกทั้งบางคนที่เคยผ่านการฝึกอบรมหลักสูตร Excel ซึ่งเรียกชื่อหลักสูตรว่าเป็นขั้น Advance เลยทำให้ตนเข้าใจผิดไปอีกว่า ตนรู้วิธีใช้ Excel หมดแล้ว และไม่เฉลียวใจแม้แต่น้อยว่า ยังมีขั้นที่เหนือกว่าหลักสูตร Advance ขั้นสูงนั้นอยู่อีกมากมายนัก
การที่หลักสูตร Excel ในท้องตลาดทั่วไป แบ่งหลักสูตรออกเป็นขั้นพื้นฐานกับขั้น Advance ซึ่งมักใช้ชื่อภาษาไทยว่าหลักสูตรขั้นสูง หรือบางแห่งถึงกับอ้างว่าเป็นขั้นมืออาชีพ เนื่องจากเนื้อหาของ Excel มีมากมาย ยากจะจัดอบรมได้ครบถ้วนในหลักสูตรเดียว จึงเรียกเนื้อหาที่แบ่งสอนช่วงแรกว่าเป็นขั้นต้นหรือขั้นพื้นฐาน และเรียกเนื้อหาส่วนถัดมาว่าเป็นขั้นสูง ทำนองเดียวกับการแบ่งเนื้อหาของหนังสือเล่มโตออกเป็นสองภาค แล้วนำแต่ละภาคมาจัดอบรมกันนั่นเอง ทั้งๆที่หนังสือที่หยิบมาเปิดสอนกันก็เป็นเพียงตำราเล่มหนึ่ง จากหนังสือตำราอีกนับไม่ถ้วนของ Excel ทำให้เนื้อหาที่สอนกันจึงเป็นเพียงแค่บางส่วนของวิธีใช้ Excel ทั้งหมด ซึ่งกว่า 10 ปีที่วิทยากรรู้จัก Excel มานั้น ยังเรียนรู้ไม่ครบทั้งหมดเลยด้วยซ้ำ หากจะเรียกชื่อหลักสูตรให้ถูกต้อง ควรเรียกว่า Excel 101, Excel 102, และ Excel 103 เรื่อยไป แต่ถ้าตั้งชื่อกันเช่นนี้ก็จะไม่สะดุดตาเป็นที่สนใจของคนเรียน ดังนั้นก่อนที่คุณจะเข้าอบรมหลักสูตรใด โปรดพิจารณาเนื้อหาที่สอนเป็นหลักสำคัญยิ่งกว่าชื่อของหลักสูตรนั้นๆ (ยกเว้นหลักสูตรของวิทยากร ซึ่งใช้ชื่อตรงกับเนื้อหาที่คุณจะได้รับ)
จากประสบการณ์การสอนและชีวิตการทำงานของวิทยากร พบว่า ผู้ใช้ Excel ส่วนมากทั้งที่เคยใช้ Excel มานานนับสิบปีหรือแม้แต่เคยผ่านการอบรมหลักสูตรขั้นสูงมาแล้ว เป็นผู้ที่มีพื้นฐานที่ช่วยทำให้พอจะขึ้นชื่อว่า ตนสามารถใช้ Excel ได้แค่นั้น แต่ยังไม่อาจเรียกได้ว่าใช้ Excel เป็นจริงๆ ประโยชน์จาก การใช้ได้ นั้นยังน้อยกว่าประโยชน์จาก การใช้เป็น อย่างเทียบกันไม่ติด เพราะการใช้เมนูคำสั่งของ Excel ได้ทั้งหมด ยังไม่ได้หมายถึงว่า คุณสามารถใช้ Excel ได้เต็มกำลัง เนื่องจากคุณยังไม่สามารถใช้ Excel เป็นอย่างเครื่องคอมพิวเตอร์ ได้เต็ม 100% เลยด้วยซ้ำ และการใช้คำสั่งผ่านเมนูนั้น ยังคงอาศัยมนุษย์เป็นผู้สั่งให้โปรแกรมทำงานตามที่ต้องการ ยกตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการค้นหาข้อมูลของลูกค้า คุณสามารถใช้เมนูคำสั่ง Data > Sort หรือ Data > Filter เพื่อดึงข้อมูลที่ต้องการขึ้นมา ซึ่งลักษณะการที่คุณยังต้องใช้มือเลื่อน mouse ไปกดเมนูเหล่านี้นี่แหละ เป็นสิ่งที่ทำให้ยังไม่ได้ใช้ Excel ให้เต็มกำลัง เรามักยึดติดกับการใช้คำสั่งบนเมนู จนไม่รู้รอบว่ายังมีวิธีอื่นอยู่อีก
วิธีใช้ Excel ให้เต็มกำลัง หมายถึงคุณต้องใช้ Excel ให้ได้และให้เป็นแบบเครื่องคอมพิวเตอร์จริงๆ พอคุณใส่ข้อมูลลูกค้าเสร็จ คุณจะได้รับคำตอบที่ต้องการทันทีโดยไม่ต้องใช้คำสั่งใดๆอีกเลย ซึ่งวิธีการใช้งานแบบนี้ คุณต้องรู้จักการใช้สูตรของ Excel เช่น ตามตัวอย่างข้างต้น สามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าโดยใช้สูตร Sort แทนคำสั่ง Data > Sort แต่สูตร Sort นั้นคุณต้องสร้างขึ้นมาเองจากสูตรอื่นๆ และต้องสร้างแบบ Arrays Formula โดยใช้สูตร Small สูตร Row และสูตร Index ประกอบกันขึ้นเป็นสูตรเดียว ดังนี้

{= SMALL (CustomerCode, ROW (CustomerCode)
-INDEX (ROW (CustomerCode), 1) +1)}

การใช้ Excel ให้ได้อย่างคอมพิวเตอร์ไม่ได้ง่ายอย่างที่คิด แต่ก็ไม่ได้หมายความว่ายากเกินกว่าจะฝึกฝนกันได้ ส่วนที่ยากเป็นเพียงในตอนเริ่มต้นเพื่อให้เข้าใจวิธีใช้และวิธีสร้างสูตรต่างๆเท่านั้น เมื่อคุณจับประเด็นได้ก็จะสามารถหาทางพัฒนางานต่อไปได้เอง เนื้อหาที่คุณควรหาโอกาสรอบรู้เรื่อง Excel เพื่อนำไปใช้ในงานของตนนั้น สามารถแบ่งออกเป็น 5 ระดับ ดังนี้

1. รอบรู้คำสั่งทั้งหมดบนเมนูที่ Excel เตรียมไว้
2. รอบรู้สูตรสำเร็จรูปที่ Excel เตรียมไว้ เฉพาะสูตรสำคัญและจำเป็นต้องใช้ในงาน (ตามปกติ หลักสูตรขั้นสูงทั่วไปจะมีเนื้อหาครอบคลุมถึงแค่การรอบรู้ข้อนี้เท่านั้น)
3. รอบรู้วิธีสร้างคำสั่ง วิธีสร้าง VBA และวิธีสร้างสูตรใหม่ขึ้นมาใช้เอง
4. รอบรู้และรู้ลึกการเลือกใช้เครื่องมือต่างๆข้างต้นแล้วนำมาใช้งานร่วมกัน
5. รอบรู้ รู้ลึก และคิดค้นวิธีใช้ Excel นอกเหนือจากวิธีที่ Excel เปิดเผย

หลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel มีเนื้อหาครอบคลุมการรอบรู้ทั้ง 5 ระดับดังกล่าว โดยเลือกนำเฉพาะประเด็นสำคัญมาเสนอภายในระยะเวลาอบรมที่มีอยู่อย่างจำกัด เพื่อพอเป็นแนวทางจุดประกายความคิดให้คุณนำไปใช้ในงานที่ทำอยู่ได้ และขอแนะนำให้ผู้ที่ต้องการศึกษางานขั้นสูง ตลอดจนเรียนรู้เคล็ดลับต่างๆเพิ่มเติม ศึกษาได้จากหลักสูตรฉลาดใช้ Excel ในงานธุรกิจอย่างมืออาชีพ (แต่ถ้าคุณมีพื้นฐานที่ดีมาก่อน ก็อาจจะสร้างสรรค์งานขั้นสูงได้เอง โดยไม่จำเป็นต้องศึกษาหลักสูตรดังกล่าวเพิ่มเติม)
ในหลักสูตรฉลาดใช้ Excel ในงานธุรกิจอย่างมืออาชีพ เต็มไปด้วยทั้งศาสตร์และศิลป์ของ Excel ซึ่งเป็นอีกมิติหนึ่งเหนือกว่าการรอบรู้ 5 ระดับข้างต้น โดยจะนำเสนอตัวอย่างงานจริงมากมาย พร้อมแนะนำวิธีคิด วิธีออกแบบ และวิธีสร้างงาน แล้วนำความรู้ทั้งหมดมาประยุกต์ใช้ร่วมกันเพื่อใช้ Excel ให้สุดกำลังทั้งของตัวคุณเอง และเต็มพิกัดของ Excel หรือแม้แต่ทำให้เกินกว่าขีดจำกัดที่ไม่น่าเป็นไปได้