- เลือก Tools > Options > Calculation > Manual และ ใช้ F9 สั่งคำนวณทั้งหมด หรือใช้ Shift+F9 สั่งคำนวณเฉพาะ Sheet ที่ทำงานอยู่
- ใช้ Hard disk แทน Floppy Disk ทุกครั้ง และขอให้ใช้ Floppy Disk สำหรับการ Backup ข้อมูลสำรองจาก Hard disk เท่านั้นโดยใช้การ copy จากโปรแกรม File Manager (อย่าใช้ Excel save file ขนาดใหญ่หรือมี link ลงใน Floppy Disk)
- สร้าง Mega Formula เป็นสูตรรวมสูตรทุกขั้นตอนไว้ในสูตรเดียว ทำให้ขนาดของ file เล็กลง คำนวณเร็วขึ้น แต่จะทำให้สูตรดูยากขึ้นมาก
- แบ่ง file เป็น file เล็กๆซึ่งอาจสร้างสูตร link กัน แล้วเปิดเฉพาะส่วนที่ใช้คำนวณ เท่าที่จำเป็นเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามต้องการ
- รู้รอบ ก่อน รู้ลึก ต้องหาสูตรที่ต้องการให้เจอ โดยมีสมมติฐานไว้เสมอว่า Excel มีสูตรต่างๆเตรียมไว้ให้ใช้งานครบทุกด้านแล้ว อย่าพยายามใช้ VBA สร้างสูตรใหม่ขึ้น เพราะนอกจากจะเสียเวลาเรียนรู้ VBA และเสียเวลาสร้างสูตรขึ้นเองแล้ว สูตรที่สร้างขึ้นด้วย VBA ยังคำนวณช้ากว่าสูตรสำเร็จรูปที่มีอยู่แล้วด้วย
วิธีย่อสูตรยาวๆให้เหลือสั้นนิดเดียว เวลาจะเรียกใช้สูตรก็ไม่ต้องท่องจำหรือพิมพ์เอง
- Insert > Name > Define ตั้งชื่อให้กับสูตร หรือตั้งชื่อให้กับค่าคงที่ ทำให้คุณเปลี่ยนแปลงสูตรหรือค่าคงที่ใหม่ได้ง่าย โดยทุกส่วนที่อ้างถึงชื่อนี้จะปรับค่าใหม่เองทันที
- อาจแบ่งสูตรยากๆยาวเป็นสูตรย่อยแล้วตั้งชื่อให้กับสูตรย่อยก่อน แล้วนำชื่อสูตรย่อยมาประกอบเป็นสูตรเดิม แล้วตั้งชื่อให้กับสูตรนี้ซ้อนอีกครั้ง
- ใช้ F3 เรียกชื่อมาใช้ในสูตร เท่ากับการเรียกเมนูคำสั่ง Insert > Name > Paste
สุดยอดของสูตร คือ Arrays Formula เป็นสูตรที่มีมาตั้งนานแล้ว แต่น้อยคนนักจะใช้เป็น
- Arrays Formula เป็นสูตรที่นำตำแหน่งคู่ลำดับของข้อมูลมาใช้คำนวณ โดยนำค่าที่อยู่ในตำแหน่งคู่ลำดับเดียวกันมาคำนวณตามต้องการ
- สร้างสูตรตามปกติ แล้วใช้กด Ctrl + Shift + Enter แทน Enter เพื่อสร้างสูตรให้มีวงเล็บปีกกา เช่น {=SUM(Quantity x Cost)} จะนำค่าที่อยู่ใน Range ชื่อ Quantity มาคูณกับค่าที่อยู่ใน Range ชื่อ Cost ตามตำแหน่งคู่ลำดับเดียวกัน แล้ว Sum ผลคูณทั้งหมดเป็นคำตอบเดียว
- ถ้าส่วนบริเวณของผลลัพธ์เป็น Range ต้องเลือกช่องพื้นที่ผลลัพธ์ทั้งหมดก่อน แล้วสร้างสูตรพร้อมกันครั้งเดียว จะได้คำตอบใส่ใน Range นั้นเรียงลำดับตามตำแหน่งคู่ลำดับของตัวแปรในสูตร
- Arrays Formula ทำให้ขนาด file เล็กลง แต่คำนวณช้ากว่าเดิม ยิ่งถ้าสร้างสูตร Arrays หลายชุดหรือร่วมกับการใช้ Data Table แล้ว ยิ่งทำให้คำนวณช้าขึ้นเป็นทวีคูณ จึงอาจต้องแยกสูตร Arrays ไว้หลายๆ file แล้วเลือกเปิดใช้เฉพาะ file ตามลำดับการคำนวณ เพื่อป้องกันไม่ให้สั่งคำนวณสูตร Arrays พร้อมกัน
วิธีแก้ความกลัว เมื่อต้องสร้างสูตรยากๆยาวๆ หรือเมื่อต้องนำสูตรเก่าที่จำไม่ได้แล้วมาแก้ไข
- ใช้ Pointing ในการหาตำแหน่งของช่องข้อมูลแทนการพิมพ์
- ใช้ Range Name กำหนดชื่อมาตรฐานที่มีความหมายแสดงถึงจุดประสงค์ของสูตร
- ใช้ Insert > Function เพื่อลดปัญหาการจดจำรูปแบบของสูตร
- ใช้ตัวเล็กทั้งหมดในการเขียนสูตร เมื่อกด Enter แล้วสูตรจะเปลี่ยนเป็นตัวอักษรขนาดใหญ่ให้เองในส่วนที่ถูกต้อง
- ใช้เครื่องหมายวงเล็บ เพื่อแยกลำดับของการคำนวณก่อนหลัง และจะมีสีดำทึบขึ้นจับคู่วงเล็บให้ด้วยเมื่อพิมพ์หรือตรวจสอบคู่วงเล็บ
- ใช้กด Alt + Enter เพื่อแยกส่วนของสูตรหรือข้อความขึ้นบันทัดใหม่ตรงตำแหน่งที่ต้องการ ทำให้สูตรยาวๆแถวเดียวแยกออกเป็นโครงสร้างหลายขั้นตอน แล้วอ่านเข้าใจง่ายขึ้นมาก
- ใช้กด F9 หาผลลัพธ์เฉพาะส่วนของสูตร โดยใช้ mouse ลากเลือกส่วนของสูตรที่ต้องการคำนวณแสดงค่าที่แสดงบน Formula Bar เมื่อดูผลลัพธ์เสร็จแล้วให้กดปุ่ม Esc เพื่อย้อนกลับไปเป็นสูตรตามเดิม อย่าเผลอกด Enter ก่อนกด Esc เพราะจะทำให้สูตรเปลี่ยนเป็นค่าผลลัพธ์เลย
- แยกตัวแปรออกจากสูตร เพื่อไม่ต้องแก้ไขสูตรในภายหลังเมื่อค่าที่อ้างในสูตรเปลี่ยนไปอีก
- แยกสูตรยาวออกเป็นสูตรย่อยๆ เพื่อหาผลคำนวณเป็นขั้นๆก่อน แล้วจึงนำผลลัพธ์มาคำนวณขั้นต่อไป ทำให้เข้าใจสูตรที่ยากๆยาวๆได้ง่ายขึ้น โดยเฉพาะเมื่อนำสูตรเก่าที่สร้างไว้นานแล้วมาแก้ไขใหม่ (แต่ทำให้ file มีขนาดใหญ่ขึ้นและทำงานช้าลง)
- แยกพื้นที่ในส่วน Input - Calculate - Output ออกจากกัน เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เผลอไปแก้ไขสูตรโดยไม่เจตนา และยังทำให้ตรวจสอบการ link file ได้ง่ายขึ้น เช่น ใช้ผล Output จาก file หนึ่งนำไปใช้ในส่วน Input ของอีก file หนึ่ง เมื่อจะหาส่วนที่ link เพื่อนำมาแก้ไข ก็เพียงแต่แก้สูตรที่อยู่ในบริเวณที่กำหนดให้เป็น Input
- ใส่สีต่างกัน โดยเฉพาะเพื่อแยกส่วน Input - Calculate - Output
- Format > Cells > Protection > Lock แล้วใช้ Tools > Protection > Protect Sheet แล้วกำหนด Password เพื่อกันไม่ให้เปลี่ยนแปลงสูตรโดยไม่จำเป็น
- ทำคู่มือหรือใช้ Insert > Comment เพื่อบันทึกรายละเอียดของสูตรต่างๆที่สร้างขึ้น โดยเฉพาะในบางครั้งที่มีเงื่อนไขให้เลือกใช้สูตรแล้วแต่กรณี ทำให้ผู้สร้างงานสามารถรื้อฟื้นความจำได้ง่ายขึ้น และใช้เป็นคู่มือสำหรับช่วยการใช้งานของผู้อื่น
วิธีใช้ Excel เอาใจผู้บริหาร แบบสั้น ง่าย และรวดเร็ว
- งานผู้บริหารส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการวางแผนและตัดสินใจ ซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงได้ในอนาคตตามเงื่อนไขและผลลัพธ์ของการคำนวณ โดยถือความละเอียดสวยงาม มีความสำคัญเป็นลำดับรองลงไปจากความรวดเร็ว และความยืดหยุ่นในการใช้งาน ยิ่งกว่านั้นบางครั้งความถูกต้องยังสำคัญน้อยกว่า การให้คำตอบได้ตรงเวลาที่ต้องการ
- รายงานต้องสั้น สรุปและให้รายละเอียดที่สำคัญในหน้าเดียว ใช้ File > Page Setup > Page > Fit to 1 Page เพื่อสั่งพิมพ์ให้ย่อลงมาในหน้าหนึ่งได้พอดี
- แยกตัวแปรออกจากสูตร ในตัวอย่างใช้สีชมพู (ตัวแปร หมายถึง ค่าผันแปร ค่าคงที่ซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงได้ ชื่อคำอธิบาย และสูตรต่างๆที่อาจเลือกใช้ตามเงื่อนไข)
- เพียงเปลี่ยนค่าของตัวแปรใหม่ จะได้คำตอบทันทีโดยไม่ต้องปรับเปลี่ยนหรือแก้ไขสูตรอีกเลย ควรสร้างงานที่สามารถใช้กับเงื่อนไขต่างๆได้ทั้งหมด ยึดหลักสร้างขึ้นเพียงครั้งเดียวแต่สามารถใช้งานได้ทุกสถานการณ์
- ใช้ Text formula = fml & "Text" & fml เพื่อนำผลลัพธ์หรือค่าตัวเลข ไปผสมกับตัวอักษร ให้เกิดเป็นคำอธิบายใหม่
- ใช้สูตร Choose, If, Index เพื่อเปลี่ยนการคำนวณตามเงื่อนไขของการตัดสินใจ
- สูตร Choose (ลำดับที่, ค่าเรียงลำดับ) เช่น Choose (2, 123,345,567,324) = 345
No comments:
Post a Comment