คือ คำเตือนที่จะแสดงบนหน้าจอ แสดงว่าขณะนั้นเครื่องไม่มีเนื้อที่ความทรงจำ (RAM) เหลือเพียงพอสำหรับเก็บข้อมูล หรือไม่สามารถแสดงผลบนจอได้ครบถ้วน (โดยไม่เกี่ยวข้องกับเนื้อที่ใน disk ว่ามีเพียงพอที่จะเก็บ file หรือไม่) สาเหตุสำคัญมีดังนี้
- เปิดหลายโปรแกรมพร้อมกัน ทั้งที่ใช้อยู่ก่อนเปิดใช้ Excel เพราะบางครั้งอาจหลงลืมไม่ได้สั่ง File > Close แต่กลับใช้วิธี Minimize Window แทน และบางครั้งสั่งพิมพ์ค้างไว้หลายงานแต่พิมพ์ไม่สำเร็จ
- ใช้ format มากไปกับความสวยงามของตัวอักษร, Border, Pattern
- ภาพกราฟซับซ้อนมากไป มีเส้นจำนวนมาก หรือนำภาพมาปะซ้อนบนกราฟ
- File มีขนาดใหญ่เกินไป ซึ่งคุณควรแบ่งข้อมูลออกเป็นหลายๆเรื่อง อาจแบ่งตามประเภทแหล่งที่มาหรือตามระยะเวลา เพื่อลดขนาด file แล้วใช้การ link แทน
- บางครั้งมีสาเหตุทางอ้อมมาจาก การไม่จัดเรียงตัวของข้อมูลใน Hard Disk ทำให้ส่วนของ Swap File ขาดการต่อเนื่องกันเกินไป และเมื่อข้อมูลมีขนาดใหญ่ขึ้น หรืองานมีความซับซ้อนมากขึ้น จะทำให้เกิดปัญหานี้ได้
- เลือกคำสั่งบนเมนู Help > About MS Excel > System Info เพื่อตรวจสอบว่ามี Memory Available เหลืออยู่เท่าใด หากเหลือน้อยมากทั้งๆที่คุณยังไม่ได้เปิด file ใดเลยแสดงว่า ต้องมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นอยู่ก่อนแล้ว
- ปิดโปรแกรมที่ไม่ได้ใช้งาน เช่น โปรแกรมตรวจสอบไวรัส โปรแกรม Screen Saver และโปรแกรม Utility ให้เหลือเฉพาะส่วนที่จำเป็นต้องใช้งานจริงๆ เปิดขึ้นเท่านั้น
- แบ่ง file ขนาดใหญ่เป็นขนาดเล็กหลาย file
- เลือกเปิด file ที่ต้องการคำนวณเท่านั้น โดยเฉพาะเมื่อ link file ให้เลือกเปิดเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณตามตัวแปรที่เปลี่ยนแปลง
- ใช้ Format เท่าที่จำเป็นตามแบบแผนของธุรกิจ อย่าใช้แบบศิลปะ
- ใช้ Range Name เท่าที่จำเป็น เฉพาะการอ้างถึงสูตรหรือช่องข้อมูลที่สำคัญ
- สร้าง Mega formula และ Arrays formula เพื่อลดขนาดข้อมูล
- ปรับ Calculation เป็น Manual โดยเลือกคำสั่งเมนู Tools > Options > Calculation > Manual แล้วใช้วิธี กด F9 เพื่อสั่งคำนวณทีเดียว
- กด F9 ใน Worksheet ไม่กดใน Chartsheet เพราะบางครั้งเมื่อกราฟมีความซับซ้อนมากขึ้น จะทำให้การคำนวณไม่สมบูรณ์ขึ้นได้
- กด Shift+F9 เพื่อคำนวณเฉพาะ sheet ที่กำลังใช้ทำงานอยู่เท่านั้น
- จัด Fragment ใน disk ให้ file เรียงตัวกัน เพื่อให้เรียกใช้ข้อมูลได้ทันที
- ใช้ Hard disk แทนแผ่น Diskette
- สั่งพิมพ์ทีละชุดให้เสร็จก่อนพิมพ์ชุดต่อไป
- คำเตือน อย่า save file ที่คำนวณไม่ครบ 100% แม้จะสั่งคำนวณด้วย F9 แล้วก็ตาม ซึ่งจะมีคำว่า Calculate ค้างในส่วนล่างของจอ แต่ให้ทิ้ง file นั้นแล้วนำ file ที่สำรองไว้มาใช้งานแทน
วิธีลดเวลาที่คุณใช้ Excel สร้างสูตร หรือบันทึกข้อมูลลงอย่างน้อยครึ่งหนึ่ง โดยไม่ต้องใช้ VBA
- ใช้การ Pointing แทนพิมพ์เองโดยเริ่มจาก ใส่เครื่องหมายเท่ากับ แล้วใช้ mouse เลือกช่องที่ต้องการ แล้วใช้แป้นพิมพ์ใส่เครื่องหมายคำนวณ ()+ - * / ^ แล้วใช้ mouse เลือกช่องต่อๆไป
- ใช้ Insert > Function Wizard เพื่อลดความผิดพลาดในการสร้างสูตร
- ใช้ Insert > Name > Define เพื่อตั้งชื่อให้กับช่องข้อมูล ทำให้มีชื่อเรียกติดไปกับช่องนั้นแม้จะถูก move ไปที่อื่นก็ตาม และเหมาะสำหรับการใช้อ้างถึงใน VBA ด้วย
- ใช้ F3 เพื่อเรียกชื่อที่ตั้งไว้มาใช้งาน
- เลือกเมนูคำสั่ง Tools > Options > Calculation > Manual แล้วใช้การกด F9 เพื่อสั่งคำนวณทั้งหมดครั้งเดียวเมื่อต้องการ
- เลือกพื้นที่แล้ว input แล้วกด Ctrl+Enter กรณีที่คุณต้องการเลือกพื้นที่ซึ่งไม่ติดต่อกัน ให้กด Ctrl แช่ไว้ในการกำหนดพื้นที่
- เตรียมพื้นที่แล้วใช้ Tab เลื่อนไป วิธีเตรียมมี 2 ขั้นตอน
1. Format > Cells > Protection > Unlocked เฉพาะบริเวณช่องที่เป็น input
2. Tools > Protection > Protect Sheet
คุณต้องใช้ทั้งสองขั้นตอน จึงจะทำให้กด Tab เลื่อนไปเฉพาะช่องที่ Unlocked ไว้แล้วเท่านั้น
- Format สีแต่ละพื้นที่ให้แตกต่างกัน เช่น ใช้ตัวอักษรสีชมพูแทนส่วนที่เป็น Input ใช้สีเขียวแทนส่วนที่เป็นสูตร link มาจาก file อื่น หรือใช้สีฟ้าเข้มแทนส่วนที่เป็นสูตร link มาจาก sheet อื่นใน file เดียวกัน
- ใช้ Edit > Replace เพื่อแก้ไขตัวอักษรหรือตัวเลขเก่าให้เป็นตัวเลขใหม่ตามต้องการ โดยคุณไม่ต้องค้นหาและแก้ไขเอง
วิธีสร้างสูตร Link ข้าม file หรือข้าม sheet ให้ง่ายเหมือนกับสร้างสูตรในหน้าเดียวกันแบบไม่ต้องท่องจำ
- ใช้การ Pointing แทนการพิมพ์สูตรเอง
- Link ข้าม sheet ให้เลือกที่ sheet tab เพื่อเข้าไปใน sheet นั้นแล้วจึงเลือกช่อง
- Link ข้าม file ให้เลือกจากเมนู Windows ซึ่งจะแสดงชื่อ file ทั้งหมดที่เปิดอยู่ไว้ตอนท้ายล่างสุดของเมนู พอเข้าไปใน File นั้นแล้วให้ใช้วิธีเหมือน Link ข้าม sheet
- ใช้ F3 เรียกชื่อที่ตั้งไว้แล้วมาใส่ในสูตร
- ระวังการ Insert, Move, Delete, Rename ซึ่งทำให้ส่วนที่ link เปลี่ยนแปลงไปโดยไม่รู้ตัว ให้ยึดหลักเปิดทุก file ที่ link กันและต้องการ Insert, Move, Delete, Rename ขึ้นในความจำของเครื่องเสมอทุกครั้งก่อนที่จะเริ่มแก้ไขใดๆ และสั่ง Calculate ให้สมบูรณ์ก่อนแล้วจึง save file ทั้งหมด
Circular Reference คืออะไร เมื่อเกิดข้อผิดพลาดจะแก้อย่างไร
- Circular Reference คือ การสร้างสูตรที่วนเป็นวงจรย้อนกลับมาที่ช่องเริ่มต้น และนำผลคำนวณที่ต้องการไปคำนวณต่ออีก เช่น สร้างสูตรในช่อง C3 = C1 + C2 +C3 ทำให้ไม่มีทางได้คำตอบที่ถูกต้อง และ Excel จะแสดงคำเตือนขึ้นบนจอว่า Microsoft Excel can not calculate a formula และส่วนล่างสุดของจอจะแสดง ตำแหน่งสูตรต้นตอที่ทำให้เกิดปัญหา Circular ซึ่งจะต้องเริ่มแก้ไขที่ช่องนั้นก่อน
- ตามปกติทั่วไป Circular Reference แสดงว่ามีการสร้างสูตรที่ผิดพลาด แต่ในกรณีที่เจตนาสร้างสูตรคำนวณแบบนี้ ให้แก้โดย Tools > Options > Calculation > Iteration จะทำให้เครื่องคำนวณหลายรอบตามจำนวนรอบที่กำหนดใน Iteration จนกระทั่งได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ บางครั้งถ้าสูตรซับซ้อนมากขึ้นอาจต้องเพิ่มจำนวนรอบให้มากขึ้นจากเดิมซึ่งกำหนดให้คำนวณ 100 รอบสูงสุดขึ้นอีก
- โดยทั่วไปห้ามเลือก Iteration เด็ดขาดเพราะ Excel จะไม่เตือน Circular ถ้าสูตรผิด
วิธีสร้างสูตร Smart Formula สูตรเดียวแต่ใช้งานได้สารพัด
- ต้องรู้จักใช้หลัก Relative และ Absolute Reference ในการสร้างสูตรที่ช่องหนึ่งแล้ว copy สูตรไปใช้ที่อื่น ทำให้สูตรปรับตัวเองให้สามารถใช้คำนวณในช่องอื่นได้ทันที โดยไม่ต้องแก้ไขสูตรใหม่เองอีก
- ใช้ F2 Edit สูตรแล้วใช้ F4 เลือกเครื่องหมาย $ โดยทุกครั้งที่กด F4 จะปรับตำแหน่งของ $ ที่กำกับ Column/Row ที่ต้องการกำหนดให้เป็น Absolute Reference
- รู้จักใช้สูตร if (Check, ifTrue, ifFalse) เพื่อปรับสูตรให้คำนวณตามเงื่อนไข โดยคุณไม่ต้องสร้างสูตรใหม่ทุกครั้งที่เงื่อนไขการคำนวณเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมอีกเลย
- ตั้งชื่อให้กับสูตรหลัก แล้วใช้การอ้างถึงชื่อนี้แทนการใช้ตำแหน่งของช่อง
No comments:
Post a Comment