Excel Tips Part 4

วิธี Save file แบบที่คุณมั่นใจได้ว่า save ปลอดภัยจริงๆ

• ถ้าใช้ Manual Calculation ควรกำหนดให้เครื่องคำนวณก่อนเก็บข้อมูลทุกครั้ง โดยใช้เมนูคำสั่ง Tools > Options > Calculation > Recalculate before save เพื่อให้ผู้เปิดใช้ข้อมูลครั้งต่อไป ได้รับข้อมูลที่คำนวณครบถ้วนแล้วโดยไม่ต้องสั่งคำนวณอีก
• Save หลายๆครั้งและบ่อยๆ เพื่อป้องกันอุบัติเหตุไฟฟ้าดับก่อนทำงานเสร็จ และยังเป็นการบังคับให้ Windows save file ครั้งแรกให้เสร็จก่อนด้วย
• Save ลงใน Hard Disk แล้วใช้โปรแกรม File Manager จาก My Computer ทำสำเนา Copy Hard Disk ไปยัง Floppy Disk
• ไม่ควรใช้การ Save จาก Excel เพื่อ Save ลง Floppy Disk โดยเฉพาะเมื่อสร้าง Link File ซึ่งอยู่ต่าง Directory/Folder กัน
• Save แล้วรอไฟสัญญาณดับก่อนเลิกงาน บางครั้งไฟสัญญาณแสดงการทำงานของ Disk Drive จะติดๆดับๆหลายครั้งจึงจะแสดงว่าทำงานเสร็จแล้วจริง
• Save หลายๆชุด มีชุดสำรองเสมอ แล้วแยกเก็บคนละสถานที่

---

Work Hard ต่างจาก Work Smart ด้วย Excel อย่างไร และคนที่เรียกว่าเก่ง Excel จริงนั้นเป็นอย่างไร

• Work Hard จะใช้คอมพิวเตอร์ได้แค่ แบบเครื่องคิดเลขหรือเครื่องพิมพ์ดีด ส่วน Work Smart จะมีลักษณะเด่น ดังนี้
• คิดวางแผนการสร้างการใช้งาน บนกระดาษก่อน แล้วจึงค่อยเริ่มใช้ Excel
• แยกส่วน Input-Calculate-Output และเริ่มต้นออกแบบงานจากส่วนที่เป็น Output ก่อนตามด้วย Input สำหรับส่วน Calculate นั้นให้สร้างหลังสุด
• ใช้ Format เท่าที่จำเป็นเฉพาะเพื่อให้ดูดีแบบธุรกิจ ไม่ใช่ใช้แบบศิลปะ
• สร้างงานที่ง่ายต่อผู้ใช้งาน สามารถนำโปรแกรมที่สร้างไปใช้ได้กับทุกเครื่อง
• นำงานเก่าที่สร้างไว้มาดัดแปลงแก้ไขได้ง่าย ขอให้ใช้หลักการ ถอดหัวใจออก เช่น แยกส่วนของแบบรายงาน ส่วนของสูตรสำคัญ ส่วนของตัวแปร ออกเป็น File ย่อยแต่ละเรื่อง ต่อเมื่อต้องการสร้างงานใหม่จึงค่อยนำ File เหล่านี้มารวมตัวกันใหม่
• ใช้เวลาน้อยลงเมื่อทำงานซ้ำๆ
• คุ้มค่ากับเวลาที่ใช้สร้าง
• คนเก่ง Excel ต้องสามารถใช้ Excel กับงานได้ทุกชนิด และไม่หยุดการเรียนรู้
• ผู้บริหารต้องสร้างสภาพแวดล้อมการทำงาน และพิจารณาผลงานให้เหมาะสมด้วย มิฉะนั้นพนักงานอาจเลือกทำงานแบบ Work Hard ทั้งๆที่รู้ว่าจะ Work Smart ได้อย่างไรก็ได้ ผู้บริหารควรใส่ใจกับวิธีใช้ Excel สร้างงานและระยะเวลาที่ใช้ทำงานแต่ละครั้ง เป็นเกณฑ์พิจารณาความดีความชอบ มากกว่าดูจากผลงานที่พิมพ์เสร็จแล้ว

---

วิธี Cloning สูตรเดียว ให้กลายเป็นหลายสูตร โดยไม่ต้องสร้างสูตรใหม่

• Data Table ใช้ยืมสูตรที่สร้างไว้แล้วเพื่อหา sensitivity ของผลลัพธ์เมื่อค่าของตัวแปรเปลี่ยนไป
• Data Table ใช้ตัวแปรได้จำกัดแค่ 2 ตัวเท่านั้น
• ใช้ Index ร่วมกับ Data Table ทำให้ใช้ตัวแปรได้ไม่จำกัดจำนวน โดยใช้เลขดัชนีของ Row/Column ของชุดตัวแปรที่ต้องการ ยิงเข้าในเมนูคำสั่ง Data > Table แทนการยิงค่าของตัวแปร
• Data Table ทำให้คำนวณช้าลง อาจเลือกคำนวณแบบ Automatic Except Table ก็ได้โดยใช้เมนูคำสั่ง Tools > Options > Calculation > Automatic Except Tables

---

วิธีสร้างกราฟและนำตารางข้อมูลไปแสดงในกราฟ ซึ่งตัวเลขในตารางนี้จะเปลี่ยนแปลงไป เมื่อผลคำนวณเปลี่ยนไป

• ใช้ Text formula = fml & "Text" & fml ผสมคำที่ต้องการขึ้นใน Worksheet ก่อนนำไปแสดงต่อบนกราฟ
• การนำข้อมูลไปแสดงบนกราฟเพิ่มเติม ให้ key เครื่องหมาย = บนกราฟ แล้วสร้างสูตรอ้างอิงจากกราฟกลับมาที่ตัวข้อมูลใน sheet จะทำให้ค่าที่แสดงบนกราฟปรับเปลี่ยนไปตามผลการคำนวณใหม่เสมอ
• การสร้างตารางบนกราฟ ใช้ Shift+Edit > Copy Picture เพื่อนำภาพตารางไปแปะ Paste บนกราฟ แล้วสร้างสูตรอ้างอิงจาก Picture กลับมาที่ตัวตารางข้อมูลใน Worksheet

---

วิธีใช้ VBA ที่ถูกต้อง เมื่อใดไม่ควรใช้ VBA

• คุณควรใช้ VBA ในกรณีต่อไปนี้

1. ใช้กับงานที่ทำซ้ำ เช่น การเปิดปิด File จัดรูปแบบ สั่งคำนวณ และสั่งพิมพ์ โดยใช้ Macro Recorder จากเมนู Tools > Macro > Record New Macro
2. ใช้กับงานซับซ้อนที่ง่ายต่อการทำผิดขั้นตอน โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับ Fileที่ link กันหลายๆชุด และงานที่มีลำดับการทำงานที่ผิดพลาดได้ง่าย
3. ใช้กับงานที่ไม่มีสูตรสำเร็จรูปของ Excel โดยใช้ Function VBA สร้างสูตรขึ้นมาใหม่แล้วเรียกใช้ได้เช่นเดียวกับสูตรสำเร็จรูป แต่ Function VBA ทำงานช้ากว่าสูตรสำเร็จรูปมาก และแทบไม่จำเป็นต้องสร้างสูตรใหม่ขึ้นมาเองเลยเพราะ Excel จัดเตรียมสูตรสำเร็จรูปไว้มากมายอยู่แล้ว
4. ใช้กับงานที่ผู้ใช้โปรแกรมไม่มีความรู้ลึกในการใช้งาน ช่วยให้ทำงานได้ทันทีโดยไม่ต้องมีความรู้ Excel มาก่อน

• ไม่ควรใช้ VBA ในกรณีต่อไปนี้

1. ไม่ควรใช้ VBA กับงานที่ใช้ครั้งเดียวแล้วทิ้ง หรือใช้เวลาสร้างนานเกินไป โดยเฉพาะในงานที่ผู้สร้างต้องลงทุนลงแรงของตนเองไปมาก แต่ได้ประโยชน์กลับมาไม่คุ้มกัน
2. ไม่ควรใช้ VBA กับงานที่สามารถใช้สูตรสำเร็จรูปได้อยู่แล้ว และไม่ควรพยายามสร้างลำดับการคำนวณขึ้นเองด้วย VBA (คุณควรสร้างสูตรใน Worksheet แล้วใช้ VBA ช่วยในการรับ Input สั่งคำนวณ แล้วส่งผลลัพธ์ Output ตามรูปแบบที่ใช้ VBA จัดขึ้นแล้วแต่กรณี)
3. ไม่ควรใช้ VBA กับงานที่ใช้โปรแกรมอื่นทำได้ดีกว่า
4. ไม่ควรใช้ VBA กับงานที่ยังไม่มีมาตรฐานแน่นอน ทั้งในเรื่องของลำดับการทำงาน ตัวแปรและสูตรที่ใช้ ชื่อเรียกหัวข้องาน และรูปแบบของตารางต่างๆ โดยคุณควรรอให้งานที่จะใช้ VBA มีสถานะที่คงตัว และไม่มีการเปลี่ยนแปลงสาระสำคัญใดๆอีกก่อนแล้วจึงนำ VBA มาใช้
5. ไม่ควรใช้ VBA กับงานที่ผู้สร้างกำลังจะลาออกหรือถูกโยกย้ายงาน แล้วผู้ที่จะมารับผิดชอบต่อไปแทนไม่มีประสบการณ์ความรู้ Excel เท่าเทียมกัน